Forrige artikkel Ta PowerBI løsningen til neste nivå var vår start på å fortelle om muligheter få vet om og som gir store muligheter for firma som navigerer i et VUCA marked. (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity). Dette er for de fleste normalen heller enn unntaket og det betyr at vi trenger å endre måten vi jobber på.
Ta eksempelet med en vanlig finansiell planleggingsprosess. Her er ofte flere funksjoner og avdelinger i bedriften involvert.
Sluttproduktet er kanskje “kun” et driftsresultat for året, men bak dette tallet ligger det et stort knippe informasjonstyper som ofte samles i en hver økonoms favorittverktøy, Excel.
Avdelingsledere skal gi sin mening om avdelingens inntekter, kostnader og ressursbehov. Verkstedet og produksjonslinjen skal har mer folk, fornye sertifikater til medarbeidere og re-sertifisere utstyr.
Ingeniørene skal kurses og ha nye verktøy, kontorlokalene skal oppgraderes og utvides, IT-avdelingen skal rulle ut ny funksjonalitet og salgsavdelingen skal fortelle om ordreinngang.
Denne informasjonen er brikker i puslespillet som utgjør en finansiell plan.
Eksemplene passer kanskje ikke til din bedrift, men grunnprinsippet er det samme overalt. En ønsker å ha en plan å forholde seg til slik at man optimalisere ressurallokering, investeringer og aktiviteter.
Når alle har sendt inn sitt bidrag, skal tall og kommentarer konsolideres og samles. Når det er gjort skal all informasjon flyttes over i en Powerpoint og presenteres til ledelsen.
En sjelden gang vil ledelsen gi tommel opp ved første presentasjon, men det mer normale er at denne prosessen går i flere iterasjoner før en har en godkjent plan.
Noen bedrifter er veldig flinke på denne prosessen. De har gjerne lagd gode Excel-maler der de ansvarlige legger inn sin informasjon systematisert, slik at iterasjoner av input ikke er noe mer enn å endre/erstatte et regneark.
Noen bedrifter har i tillegg tatt steget inn i Power BI og presenterer tallene her istedenfor PowerPoint. Det gjør den siste biten av prosessen enklere.
Men med løsblad i form av Excel-filer eller andre tilsvarende produkter møter en ofte på begrensninger. Enten i form av at en ikke oppnår det ønskede detaljnivået på input arkene uten at det går utover brukervennligheten. Eller så har en problemer med å sy sammen alle Excelarkene til et sluttprodukt ettersom det er veldig enkelt å gjøre “feil” i et Excelark; f.eks
- Tekst i en celle som skal inneholde tall
- Input brukeren lager nye ark/tabeller i modellen med informasjon som ikke kommer med
- Sletting av tabeller som burde vært med
- Endring/sletting av formler som fører til feil i kalkuleringer eller ugyldige verdier
- Referanser til andre excelark som input brukeren har på sin Onedrive eller låst Sharepoint.
Eksemplene over er typiske feil som skjer når en gjennomfører en prosess i Excel som avhenger input fra mer enn én bruker. I tillegg har eksemplene en ting til felles, det synliggjør det faktum at Excel ikke er et databaseverktøy.
Så hva er alternativene?
Har bedriften et moderne ERP system med modul for planlegging kan denne benyttes. Det finnes også gode standardiserte planleggingsverktøy på markedet som kan gjøre samme nytte.
Men dersom bedriften har tatt i bruk Power BI eller vurderer det, kan a2insight tilby løsninger som åpner for at PowerBI kan brukes som input verktøy.
Med Power ON sine visuals kan brukerene i PowerBI skrive data tilbake til bedriftens databaser. Løsningene våre settes opp på kundens premisser, det vil si at eksisterende og eventuelt nye prosesser i ditt selskap kommer først, og vi former deretter modellene rundt disse.
Høres dette interessant ut har vi veldig lyst å ta en prat. Dette er noe vi ser gir store besparelser og økt effektivitet, ja til og med økt arbeidsglede. Det er vel noe alle synes er bra?!
Følg med videre for mer fra oss fremover, eller enda bedre ta kontakt for en prat!
